ПОРЯДОК

користування документами Національного архівного фонду України, що зберігаються у Центральному державному науково-технічному архіві України

1. Загальні положення

1.1. Порядок користування документами Національного архівного фонду України, що зберігаються у Центральному державному науково-технічному архіві України (далі — Порядок) розроблено відповідно до Законів України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Про інформацію", Положення про Центральний державний науково-технічний архів України та Порядком користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам, затвердженого наказом Державного комітету архівів України 24.11.2005 № 139 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 9 грудня 2005 р. за № 1473/11753 .

1.2. Центральний державний науково-технічний архів України (далі — ЦДНТА України) надає документи Національного архівного фонду (далі — НАФ), що зберігаються у його сховищах, для користування фізичним та юридичним особам, створює для цього довідковий апарат, видає архівні довідки, копії документів та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб; публікує, експонує та в іншій формі популяризує архівні документи, а також виконує інші функції, спрямовані на ефективне використання відомостей, що містяться в документах НАФ, що знаходяться на його зберіганні.

1.3. Порядок установлює основні вимоги щодо оформлення фізичних і юридичних осіб для роботи з документами ЦДНТА України , організації доступу до документів НАФ загального користування, видавання цих документів працівникам архіву та юридичним особам у тимчасове користування , роботи з цими документами та їх копіювання, а також визначає права та обов'язки користувачів.

1.4. Відвідування користувачами читального залу ЦДНТА України , ознайомлення з довідковим апаратом і надання фізичним особам для користування документів НАФ, що зберігаються у сховищах ЦДНТА України, здійснюється відповідно до встановлених у пунктах 3.3, 3.7 цього Порядку нормативів. Видавання документів юридичним і фізичним особам, які передали ці документи на зберігання, здійснюються безоплатно.

2. Оформлення осіб для користування документами НАФ у ЦДНТА України

2.1. Особи, які мають намір користуватися документами архіву, оформлюються у читальному залі. Для цього користувачі подають заяву на ім'я директора архіву з проханням надати у користування документи за визначеною темою. Після реєстрації заяви та отримання дозволу директора користувачі ознайомлюються з цим Порядком і заповнюють заяву-анкету встановленого зразка (додаток 1). Своїм підписом у заяві-анкеті вони засвідчують факт ознайомлення з Порядком користування документами Національного архівного фонду України, що зберігаються у Центральному Державному науково-технічному архіві України та зобов'язання виконувати його. Неоформлені особи не є користувачами документів НАФ ЦДНТА України.

2.2. Іноземці та особи без громадянства, що перебувають в Україні на законних підставах, користуються тими самими правами доступу до документів НАФ ЦДНТА України і мають такі самі обов'язки щодо користування ними, як і громадяни України.

2.3. Особи, які є представниками юридичної особи-користувача, разом із заявою подають документ, що підтверджує їх повноваження.

У разі використання інформації, що міститься у документах НАФ, або їх копіювання з комерційною метою ЦДНТА України укладає з користувачем або з особою, яку він представляє, угоду.

2.4. Дозвіл на роботу користувача з документами НАФ дається керівництвом ЦДНТА України до кінця поточного року.

Якщо протягом цого періоду робота не була закінчена, з початком нового календарного року користувач подає нову заяву для оформлення у читальному залі.

2.5. У відділі забезпечення збереженості документів на кожного користувача формують справу, до якої входять його заява з візою директора ЦДНТА України або лист від організації-юридичної особи, заява-анкета, заяви щодо продовження строків користування документами, копії відмов у доступі до документів та інші документи, що стосуються користування документами НАФ.

2.6. Керівництво ЦДНТА України (або, за його поданням, керівництво Державного комітету архівів України) має право відмовити в дозволі на користування документами НАФ, що зберігаються в архіві, особі, яка грубо порушила цей Порядок (незаконний доступ до документів НАФ, їх псування, знищення, підроблення, приховування, розкрадання, перекручення або фальсифікація відомостей, що містяться в документах, порушення з вини користувача строків повернення документів, наданих у тимчасове користування за межами архіву), незалежно від того, в якому архіві вчинено це порушення.

3. Організація роботи користувачів архівними документами, їх права та обов'язки

3.1. ЦДНТА України надає користувачам за темою їх роботи копії документів НАФ з фондів користування, а в разі їх відсутності оригінали документів, довідковий апарат (довідники, путівники, описи, каталоги, огляди, покажчики, картотеки тощо), а за обґрунтованої потреби й згодою керівництва ЦДНТА України — облікові документи (справи фондів, реєстри описів фондів).

Користувачі можуть користуватися виданнями, що зберігаються у бібліотеці архіву.

3.2. Документи НАФ надаються на підставі письмового замовлення встановленого зразка (додаток 2).

3.3. Користувачеві може бути видано щоденно не більше 5 описів, 10 бюксів мікрокопій, 10 справ, які за загальною кількістю аркушів не перевищують однієї тисячі аркушів, 50 кальок науково-технічної документації.

3.4. Справи та документи, на які в ЦДНТА України існують фонди користування, видаються до читального залу архіву лише в копіях.

За наявності фонду користування оригінали документів НАФ з метою забезпечення їх збереженості видаються з дозволу керівництва ЦДНТА України лише у виняткових випадках — для спеціального джерелознавчого дослідження, що потребує вивчення матеріалу носія інформації, зовнішніх ознак документа тощо.

3.5. Працівники відділу забезпечення збереженості документів зобов'язані здійснювати поаркушне перевіряння одиниць зберігання та справ перед їх видаванням користувачеві та після їх повернення користувачем, що фіксується у замовленні на видавання справ (додаток 2).

3.6. У позаробочий час замовлені користувачем документи НАФ зберігаються у спеціальній шафі, доступ до якої мають лише працівники відділу забезпечення збереженості документів.

3.7. Описи, інші нетиражовані архівні довідники видаються користувачам на строк до 5 днів, копії та видання — до одного місяця, оригінали документів НАФ — до 10 днів, оригінали унікальних документів — до 5 днів.

Строк користування обчислюється з дня видавання документів з архівосховища.

3.8. Якщо користувач не звертається за замовленими документами, то їх повертають до архівосховища після закінчення строку замовлення.

3.9. Збільшення обсягів щоденного видавання документів НАФ користувачеві, продовження строку користування документами та зберігання їх до початку ознайомлення з ними користувача визначаються в кожному конкретному випадку керівництвом ЦДНТА України, як платна послуга.

3.10. Друковані видання, примірники описів, що зберігаються у відділі довідкового апарату та обліку документів, видаються користувачам у день замовлення.

Строк видавання описів, справ, документів не може перевищувати двох робочих днів від часу оформлення замовлення, без урахування дня замовлення.

На прохання користувача за наявності технічної можливості замовлені документи за рішенням керівництва ЦДНТА України можуть бути видані невідкладно, як платна послуга.

3.11. Справи та документи, що перебувають у незадовільному стані, видаються користувачам лише після проведення науково-технічного опрацювання, ремонту, реставрації, оправлення, консерваційно-профілактичного оброблення, створення страхових копій. Строк такого обмеження не може перевищувати одного року з дня замовлення.

3.12. Підставою для відмови у видаванні користувачам документів НАФ можуть бути

- наявність у документах НАФ інформації, таємниця якої охороняється відповідно до Закону України "Про інформацію";

- установлення фондоутворювачем, власником, уповноваженою ними особою або правонаступником особливих умов користування документами;

- необхідність науково-технічного опрацювання, поліпшення фізичного стану, перевіряння наявності документів;

- перебування документів у тимчасовому користуванні за межами ЦДНТА України.

3.13. Про відмову в доступі до документів НАФ користувачеві повідомляється письмово з вичерпним зазначенням підстав відмови.

3.14. Користувачі документами НАФ мають право:

- отримувати від ЦДНТА України довідки про відомості, що містяться в документах, доступ до яких не обмежено;

- отримувати за письмовою згодою керівництва ЦДНТА України документи або їх копії в тимчасове користування за межами архіву;

- отримувати від працівників ЦДНТА України консультації про зміст і місцезнаходження документів та щодо документів, які зберігаються в інших архівах;

- виготовляти, у тому числі за допомогою технічних засобів, або отримувати від ЦДНТА України копії документів і витяги з них, якщо це не загрожує стану документів та не порушує авторських та суміжних прав, а також вимагати, щоб ці копії або витяги були засвідчені архівом;

- публікувати, оголошувати, цитувати та іншим чином відтворювати зміст документів НАФ, що зберігаються у ЦДНТА України, з обов'язковим посиланням на місце їх зберігання;

- користуватися з дозволу керівництва ЦДНТА України технічними засобами, що полегшують їх роботу з документами НАФ (мікрокалькулятор, портативний комп'ютер, диктофон тощо), за умови, що вони не завдають шкоди документам НАФ і не заважають іншим користувачам;

- користуватися за погодженням з керівництвом ЦДНТА України послугами перекладача та спеціаліста з копіювання документів образотворчого та графічного характеру, яких оформлюють як окремих користувачів;

- оскаржувати в порядку підлеглості або в судовому порядку дії посадових осіб ЦДНТА України, що перешкоджають реалізації законних прав користувачів;

- у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу, будь-яка фізична особа має право вимагати від ЦДНТА України долучення до цих документів письмового обґрунтованого спростування чи доповнення зазначених відомостей.

Особи з обмеженими фізичними можливостями мають право безоплатно отримувати додаткові послуги залежно від свого стану, спрямовані на забезпечення користування документами НАФ.

- дотримуватися встановленого порядку користування документами НАФ, своєчасно виконувати законні вимоги працівників ЦДНТА України, запобігати пошкодженню документів, не виносити їх з приміщення відділу забезпечення збереженості, не передавати іншим особам, які не несуть відповідальності за їх зберігання, не робити в них позначок та підкреслювань, не писати на аркушах паперу, розміщених безпосередньо на архівних документах; не заносити до ЦДНТА України сторонніх архівних документів у будь-якому вигляді (їх копій) та видань без дозволу керівництва ЦДНТА України; під час роботи з електронними документами та мікрокопіями дотримуватися вимог поводження з цими документами та апаратурою;

- забезпечувати збереженість і вчасне повернення документів НАФ, довідкового апарату, видань, наданих їм у користування, негайно інформувати працівників відділу забезпечення збереженості (керівництво ЦДНТА України) про виявлені випадки пошкодження чи недостачі документів;

- заповнювати аркуш користування архівними документами (додаток 3);

- не допускати перекручень або фальсифікацій використаних відомостей, що містяться в документах НАФ;

- надавати ЦДНТА бібліографічну інформацію про видання, у яких використано інформацію архівних документів, що зберігаються у ЦДНТА України;

- підтверджувати родинні зв'язки з особами, щодо яких проводиться пошук персональних даних;

- вчасно інформувати працівників ЦДНТА України про наміри використання документної інформації з комерційною метою.

4.1. Документи НАФ видаються працівникам ЦДНТА України на їх робочі місця для виконання службових завдань.

4.2. Строки видавання документів для архівних робіт обумовлюються планами роботи і встановлюються керівництвом ЦДНТА України.

4.3. Залучення для виконання службових завдань працівниками ЦДНТА України архівних документів (їх копій) з інших архівних установ чи приватних архівних зібрань здійснюється за письмовим дозволом керівництва ЦДНТА України.

4.4. Працівники ЦДНТА України, які отримують документи НАФ у користування на робочих місцях, зобов'язані виконувати обов'язки, зазначені у пункті 3.15 цього Порядку.

5. Видавання документів НАФ в тимчасове користування за межами ЦДНТА України

5.1. У тимчасове користування за межами ЦДНТА України видаються, як правило, копії документів НАФ з фондів користування.

5.2. В окремих випадках, як виняток, з огляду на особливості використання документної інформації (експонування на виставках, судово-слідчі дії, використання інформації з конкретною виробничою метою організаціями-фондоутворювачами тощо) оригінали документів НАФ можуть видаватися юридичним особам у тимчасове користування за межами ЦДНТА України.

Унікальні документи НАФ у тимчасове користування за межами ЦДНТА України не видаються.

5.3. В офіційному запиті на адресу керівництва ЦДНТА України користувач обґрунтовує необхідність надання документів НАФ у тимчасове користування, зазначає строк, на який бажано передати документи, а також дає гарантії забезпечення збереженості документів та їх вчасного повернення.

4.4. У разі згоди керівництва ЦДНТА України на надання документів НАФ у тимчасове користування за межі архіву укладається договір ЦДНТА України з користувачем.(додаток 4). Видавання документів оформлюється актом (додаток 5).

4.5. Документи НАФ видаються для користування поза архівом на строк, що не перевищує одного місяця.

4.6. Продовження встановлених строків перебування документів НАФ у користуванні за межами архіву допускається в особливих випадках з дозволу керівництва ЦДНТА лише на підставі письмового звернення довільної форми користувача з поясненням причин необхідності продовження користування виданими документами та підтвердженням працівниками відділу забезпечення збереженості документів за дорученням керівництва ЦДНТА України їх наявності і дотримання нормативних умов зберігання.

4.7. ЦДНТА України має право в будь-який час без попереднього повідомлення перевірити наявність і умови зберігання документів, виданих у користування за його межами.

6. Організація копіювання документів на замовлення користувача

6.1. Користувачі документами НАФ, що зберігаються у ЦДНТА України, мають право отримувати копії цих документів, виготовлених як за допомогою технічних засобів самого архіву, так і за його межами, а також самостійно виготовляти ці копії за допомогою фотоапаратів, телефонів тощо.

6.2. Замовлення на копіювання документів НАФ оформлюється користувачем на бланку встановленого зразка і передається працівникові відділу забезпечення збереженості документів (додаток 6).

6.3. Копіювання документів здійснюється після оплати вартості замовлення.

6.4. Копіювання документів особових фондів та фондів, для яких за розпорядженням фондоутворювача або власника встановлено особливі умови користування,

провадиться відповідно до умов, установлених фондоутворювачем, власником, уповноваженою ними особою або їх правонаступником з урахуванням рекомендацій Держкомархіву.

6.5. Строки та спосіб виготовлення копій визначаються керівництвом ЦДНТА України за погодженням із замовником з урахуванням наявності відповідних технічних засобів і стану документів НАФ, але не можуть перевищувати одного місяця.

6.6. Копіювання фондів, колекцій у повному обсязі здійснюється лише у виняткових випадках, з дозволу керівництва ЦДНТА України та, у разі потреби, фондоутворювачів.

6.7. Якщо користувач замовляє копії унікальних документів НАФ за наявності їх мікрокопій або цифрових копій, то вони виготовляються лише з цих копій.

Не приймаються замовлення на копіювання документів НАФ у незадовільному стані або якщо копіювання може спричинити погіршення стану документів.

6.8. Копії документів НАФ, виготовлені на замовлення користувачів, можуть бути видані їм або їх повноважним представникам, або надіслані за вказаною адресою користувача. Поштові витрати відносять на рахунок замовників.

7. Відповідальність за порушення Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що зберігаються у Центральному Державному науково-технічному архіві України

7.1. Користувачі, які зазначили в заяві-анкеті неправдиві відомості, своєчасно не повідомили про їх зміну, тимчасово, строком до одного року, позбавляються права працювати в читальному залі ЦДНТА України та одержувати копії документів НАФ.

7.2. Користувачі, які порушили цей Порядок користування документами Національного архівного фонду України, що зберігаються у Центральному Державному науково-технічному архіві України, за рішенням керівництва ЦДНТА України можуть бути позбавлені права одержувати документи НАФ або їх копії відповідно до пункту 2.5 цього Порядку.

7.3. Спірні питання вирішуються в судовому порядку.