українська      
   
 
Порядок користування документами НАФ, що зберігаються у ЦДНТА України

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ ЦДНТА України

12.03.2014 р. № 10

(із змінами відповідно до наказів

ЦДНТА України від 06.04.2015 р.   № 16; 18.09.2015 № 29)

 

ПОРЯДОК
користування документами Національного архівного фонду України,

що зберігаються у Центральному державному науково-технічному

архіві України

І. Загальні положення

1. Порядок користування документами Національного архівного фонду України, що зберігаються у Центральному державному науково-технічному архіві України (далі – Порядок) розроблено відповідно до Законів України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Про інформацію", Положення  про Центральний державний науково-технічний архів України та Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам, затвердженого наказом Міністерства юстиції 19.11.2013 № 2438/5 та зареєстрованого в Міністерстві  юстиції України 21.11. 2013 р.  за № 1983/24515.

2. Центральний державний науково-технічний архів України (далі – ЦДНТА України) надає документи Національного архівного фонду (далі – НАФ), що зберігаються в його сховищах, для користування; створює для цього необхідний загальнодоступний довідковий апарат; відповідно до наявних технічних можливостей забезпечує умови для віддаленого доступу до довідкового апарату і документів НАФ; видає архівні довідки, копії документів та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб; повідомляє про документи, у яких містяться відомості, що можуть бути використані органами державної влади і органами місцевого самоврядування та іншими заінтересованими сторонами; публікує, експонує та в іншій формі популяризує архівні документи; виконує інші функції, спрямовані на ефективне використання відомостей, що містяться в документах НАФ.

3. Цей Порядок встановлює основні вимоги щодо оформлення осіб для роботи в читальному залі ЦДНТА України, організації доступу до документів НАФ загального користування, що зберігаються у ЦДНТА України, видавання цих документів у тимчасове користування, роботи з цими документами та їх копіювання, а також визначає права та обов’язки користувачів.

4. Відвідування користувачами читального залу ЦДНТА України, ознайомлення з довідковим апаратом і надання фізичним або юридичним особам для користування документів НАФ, що зберігаються у ЦДНТА України, відповідно до встановлених у пункті 3 розділу II цього Порядку нормативів, а також юридичним і фізичним особам, які передали зазначені документи на зберігання, здійснюються безоплатно.

5. Платні послуги надаються згідно з Переліком платних послуг, які можуть надаватися архівними установами, що утримуються за рахунок бюджетних коштів , затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 7 травня 1998 року № 639 (зі змінами).

6. Обслуговування користувачів архівної інформації відбувається згідно з Графіком роботи читального залу ЦДНТА України, затвердженим наказом директора ЦДНТА України. Графік роботи читального залу вивішено в доступному для відвідувачів місці (у вестибюлі та приміщенні читального залу ЦДНТА України, а також оприлюднено на офіційному веб-сайті ЦДНТА України.

7. Архів розміщує на своєму офіційному веб-сайті інформацію про працівників, відповідальних за забезпечення доступу до архівної інформації репресивних органів, у тому числі їхні контактні дані, найменування посад, прізвища, імена та по батькові.

 

II. Організація роботи користувачів у читальному залі ЦДНТА України, їх права та обов’язки

1. ЦДНТА України надає користувачам відповідно до їхніх замовлень документи НАФ, довідковий апарат (довідники, путівники, описи, каталоги, огляди, покажчики, картотеки тощо), а за необхідності й згоди керівництва архіву – облікові документи (справи фондів, реєстри описів фондів).

2. Документи НАФ надаються на підставі форми замовлення на видавання документів для користування (додаток 1), що подається користувачем особисто або поштою, зокрема електронною (на e-mail: cdntau@arch.gov.ua ).

3. Користувачеві видається щоденно не більше 5 томів описів, 10 бюксів мікрокопій, однієї тисячі аркушів архівних справ (але загалом не більше 10 справ), 50 кальок науково-технічної документації.

4. Збільшення обсягів щоденного видавання документів НАФ користувачеві понад встановлені норми, продовження строку користування документами та зберігання їх у читальному залі до початку ознайомлення з ними користувача визначаються в кожному конкретному випадку керівництвом архіву як платна послуга.

5. Справи та документи, на які в архіві існує фонд користування, видаються до читального залу ЦДНТА України лише в копіях.

Оригінали унікальних документів заборонено видавати до читального залу ЦДНТА України.

За наявності фонду користування оригінали унікальних документів та оригінали документів НАФ з метою забезпечення їх збереженості видаються до читального залу ЦДНТА України з дозволу керівництва архіву лише для спеціального дослідження, що потребує вивчення матеріалу носія інформації, зовнішніх ознак документа тощо.

6. Перед видаванням одиниць зберігання та справ користувачеві працівники відділу забезпечення збереженості документів зобов’язані здійснювати їх поаркушне перевіряння, фіксувати відомості про кількість виданих аркушів у графі 4 форми замовлення на видавання документів у користування (додаток 1),   а також проводити підкладання та заповнення аркушів користування архівними документами (додаток 2) у разі їх відсутності.

Після повернення користувачем одиниць зберігання та справ працівники, відповідальні за роботу читального залу, зобов’язані здійснювати їх поаркушне перевіряння, що фіксується у графі 6 форми замовлення на видавання документів у користування (додаток 1). На вимогу користувача перевірка повернутих документів має здійснюватися в його присутності.

7. Замовлені користувачем документи НАФ в читальному залі зберігаються в спеціальних шафах, доступ до яких мають лише працівники відділу використання інформації документів.

У разі якщо документ (одиницю зберігання) одночасно замовили кілька користувачів, порядок користування ним визначається працівником, відповідальним за роботу читального залу, в порядку черговості.

8. Описи, інші нетиражовані архівні довідники видаються користувачам на строк до 5 робочих днів, копії та видання – до одного місяця, оригінали документів НАФ – до 10 робочих днів.

Строк користування обчислюється з дня видавання документів з архівосховища. Подальше продовження строків здійснюється за погодженням з керівництвом архіву на підставі мотивованої письмової заяви користувача.

9. Якщо користувач не звертається за замовленими документами, то їх повертають до архівосховища після закінчення строку, зазначеного в пункті 8 цього розділу.

10. Друковані видання, примірники описів, що зберігаються безпосередньо в читальному залі ЦДНТА України, видаються користувачам у день замовлення.

Строк видавання інших описів, справ, документів не повинен перевищувати двох робочих днів від часу оформлення замовлення, без урахування дня замовлення.

11. Доступ до документів НАФ, що містять державну таємницю або іншу інформацію з обмеженим доступом, може бути обмежено виключно відповідно до Законів України «Про доступ до публічної інформації» та «Про доступ до архівів репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму 1917–1991 років».

Архів забезпечує розміщення на своєму офіційному веб-сайті інформації про наявні обмеження в доступі до архівної інформації, зокрема до архівної інформації репресивних органів, строк дії таких обмежень, а також іншої інформації, необхідної для реалізації права особи на доступ до архівної інформації репресивних органів.

12. Підставою для відстрочки доступу користувачам до документів НАФ є:

1) установлення фондоутворювачем, власником, уповноваженою ними особою або правонаступником особливих умов доступу до документів особового походження.

Особа, яка є жертвою репресивних органів, має право на обмеження доступу до архівної інформації репресивних органів про себе на строк не більше 25 років, крім осіб, зазначених у частині четвертій статті 8 Закону України «Про доступ до архівів репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму 1917–1991 років». У разі якщо архівна інформація репресивних органів про особу була оприлюднена, обмеження доступу до такої інформації не застосовується;

2) перебування в незадовільному стані, проведення науково-технічного опрацювання, ремонту, реставрації, оправлення, консерваційно-профілактичного оброблення, створення страхових копій, перевіряння наявності документів. Строк такого обмеження не може перевищувати одного року з дня замовлення;

3) перебування документів у тимчасовому користуванні за межами архіву.

13. У виняткових випадках, зазначених у пунктах 11, 12 цього розділу, на підставі мотивованої письмової заяви користувача нетривале в часі ознайомлення з конкретною інформацію, що міститься в документах, здійснюється за погодженням з керівництвом архіву в присутності працівника відділу режимно-секретної роботи (щодо випадків, зазначених у пункті 11) або працівника відділу забезпечення збереженості документів (щодо випадків, зазначених у пункті 12).

14. Користувачі документів НАФ мають право:

1) користуватися в читальному залі архіву копіями документів з фондів користування, а у разі їх відсутності - оригіналами, якщо доступ до них не обмежено на підставах, визначених Законами України «Про доступ до публічної інформації» та «Про доступ до архівів репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму 1917–1991 років», а також відповідно до цих законів користуватися документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, крім інформації, що становить державну таємницю;

2) отримувати від архівів довідки про відомості, що містяться в документах, доступ до яких не обмежено на підставах, визначених законом;

3) отримувати за письмовою згодою керівництва архіву документи або їх копії в тимчасове користування за межами архіву;

4) отримувати в працівників архіву консультації про зміст і місцезнаходження документів, зокрема щодо документів, які зберігаються в інших архівах;

5) виготовляти, у тому числі за допомогою технічних засобів, або отримувати від архіву копії документів і витяги з них, якщо це не загрожує стану документів та не порушує авторських та суміжних прав, а також вимагати, щоб ці копії або витяги були засвідчені архівом.

Забороняється вимагати здійснення прямої чи опосередкованої оплати для самостійного виготовлення користувачем копій документів;

6) публікувати, оголошувати, цитувати та іншим чином відтворювати зміст документів НАФ з обов’язковим посиланням на місця їх зберігання і з дотриманням умов, передбачених законодавством;

7) користуватися за погодженням з керівництвом архіву технічними засобами, що полегшують їх роботу з документами НАФ (мікрокалькулятор, портативний комп’ютер, диктофон), за умови, що вони не завдають шкоди документам НАФ і не заважають іншим користувачам;

8) користуватися за погодженням з керівництвом архіву послугами перекладача та спеціаліста з копіювання документів образотворчого та графічного характеру, яких оформлюють як окремих користувачів;

9) оскаржувати в порядку підлеглості або в судовому порядку дії посадових осіб архіву, що перешкоджають реалізації законних прав користувачів;

10) вносити керівництву архіву пропозиції щодо поліпшення організації діяльності архіву та умов роботи з документами НАФ;

11) у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу вимагати від архіву долучення до цих документів письмового обґрунтованого спростування чи доповнення зазначених відомостей.

Особи з обмеженими фізичними можливостями мають право безоплатно отримувати додаткові послуги, спрямовані на забезпечення користування документами НАФ, відповідно до Правил роботи архівних установ України , затверджених наказом Міністерства юстиції України від 8 квітня 2013 року № 656/5 «Про затвердження Правил роботи архівних установ України», зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за № 584/23116.

15. Обов’язки користувачів документів НАФ:

1) вчасно інформувати працівників архіву в разі зміни анкетних даних під час роботи в архіві чи користування документами НАФ поза архівом;

2) дотримуватися встановленого порядку користування документами НАФ, зокрема своєчасно виконувати законні вимоги працівників архіву, запобігати пошкодженню документів, не виносити їх із читального залу, не передавати іншим особам, які не несуть відповідальності за їх зберігання, не робити в них позначок та підкреслювань, не писати на аркушах паперу, розміщених безпосередньо на архівних документах; не заносити до архіву сторонніх архівних документів у будь-якому вигляді (їх копій) та видань без дозволу керівництва архіву; під час роботи з кіно-, відео-, фото-, фонодокументами, електронними документами та мікрокопіями дотримуватися вимог поводження з цими документами та апаратурою;

3) забезпечувати збереженість і вчасне повернення документів НАФ, довідкового апарату, видань, наданих їм у користування, негайно інформувати працівників читального залу (керівництво архіву) про виявлені випадки пошкодження чи недостачі документів;

4) заповнювати графи 1–5 форми аркушів користування архівними документами (додаток 2);

5) дотримуватися умов організації копіювання документів НАФ власними технічними засобами користувачів, встановлених центральним органом виконавчої влади, який забезпечує реалізацію державної політики у сфері архівної справи;

6) не допускати перекручень або фальсифікацій використаних відомостей, що містяться в документах НАФ, а також порушень права інтелектуальної власності, розголошень персональних даних та іншої інформації, що охороняється законом;

7) надавати архівам бібліографічну інформацію про видання, у яких використано інформацію архівних документів;

8) підтверджувати родинні зв’язки з особами, щодо яких проводиться пошук персональних даних, за умови згоди суб’єкта персональних даних та з метою підтвердження своїх законних прав та інтересів, надавати засвідчені нотаріально доручення від замовників генеалогічних досліджень;

9) не використовувати з комерційною метою відомості, що містяться в документах НАФ, без укладання відповідного договору з архівом.

16. Користувачі документів НАФ самостійно приймають рішення про спосіб використання і оприлюднення наданої їм архівної інформації і відповідають за її достовірність.

Керівництво та працівники архівів не несуть відповідальності за наслідки поширення архівної інформації.

 

ІІІ. Оформлення осіб для користування документами НАФ у читальному залі ЦДНТА України

1. Особи, які мають намір користуватися документами НАФ у читальному залі архіву, подають документ, що посвідчує особу, ознайомлюються з цим Порядком і заповнюють заяву користувача (додаток 3). Своїм підписом у заяві вони засвідчують факт ознайомлення з цим Порядком та зобов’язання його виконувати. Заяву користувач може надіслати поштою, зокрема електронною (на e-mail: cdntau@archive.gov.ua ).

Обов’язковим елементом заяви є згода користувача надати свої персональні дані для оброблення та внесення до бази даних користувачів читальним залом, доступ до якої третіх осіб здійснюватиметься відповідно до вимог законодавства у сфері доступу до персональних даних.

2. Іноземці та особи без громадянства, що перебувають в Україні на законних підставах, користуються тими самими правами доступу до документів НАФ і мають такі самі обов’язки щодо користування ними, як і громадяни України.

3. Особи, які мають намір користуватися документами, щодо яких юридичні і фізичні особи, котрі передали зазначені документи на зберігання, встановили певні обмеження доступу, додатково подають відповідний лист-доручення або лист-згоду від фондоутворювачів або їх правонаступників.

Особи, які провадять наукову роботу згідно з планами наукових установ або виконують службові завдання, разом із заявою подають документ, що підтверджує їхні повноваження представляти користувача – юридичну особу.

Порядок оформлення доступу до документів, які містять державну таємницю або іншу інформацію з обмеженим доступом, визначається відповідним законодавством.

4. Керівник архіву перевіряє повноту і правильність наведення в заяві обов’язкових відомостей про користувача, наявність у нього повноважень представляти юридичну особу або належно оформленого права працювати з документами, доступ до яких обмежено відповідно до законодавства, і з відповідною резолюцією передає заяву до читального залу.

Керівник архіву інформує користувачів, які працюватимуть з носіями архівної інформації репресивних органів, про те, що вони несуть повну відповідальність за форму та зміст поширеної ними архівної інформації репресивних органів, а також про можливі наслідки такого поширення. Користувач вважається поінформованим про відповідальність від початку його роботи з носіями архівної інформації репресивних органів.

Користувач має право на роботу в читальному залі один рік від часу оформлення, у разі необхідності строк роботи над даною темою продовжується.

При обранні нової теми роботи користувач оформляє нову заяву.

5. На підставі документа, що посвідчує особу, та згідно з резолюцією керівника ЦДНТА України на заяві користувача працівник, відповідальний за роботу читального залу або особа, яка виконує його обов’язки, видає користувачеві перепустку до читального залу архіву (додаток 6).

6. Працівник, відповідальний за роботу читального залу, формує на кожного користувача справу, до якої входять його заява, замовлення користувача на видавання конкретних документів НАФ, заяви щодо продовження строків користування документами, копії відмов у доступі до документів та інші документи, що стосуються користування документами НАФ.

7. У разі використання інформації, що міститься в документах НАФ, або їх копіювання з комерційною метою ЦДНТА України укладає з користувачем або з особою, яку він представляє, договір.

8. Керівництво архіву (або, за його поданням, керівництво Державної архівної служби України) має право припинити або обмежити доступ до документів НАФ особі, яка грубо порушила цей Порядок (у разі псування, знищення, підроблення, розкрадання документів НАФ або свідомого перекручення чи фальсифікації відомостей, що містяться в документах, порушення з вини користувача строків повернення документів, наданих у тимчасове користування за межами архіву), незалежно від того, в якому архіві вчинено це порушення. Про відмову (обмеження) в доступі до документів НАФ користувачеві повідомляється письмово із зазначенням підстав відмови.

ІV. Видавання документів НАФ працівникам ЦДНТА України та в тимчасове користування за межами архіву

1. Документи НАФ видаються працівникам ЦДНТА України на їхні робочі місця для виконання службових завдань.

Строки і обсяги видавання документів для архівних робіт обумовлюються планами роботи і встановлюються директором ЦДНТА України.

Залучення для виконання службових завдань працівниками архіву архівних документів (їх копій) з інших архівних установ чи приватних архівних зібрань здійснюється за письмовим дозволом керівництва.

Працівники архіву, які отримують документи НАФ у користування на робочих місцях, повинні виконувати обов’язки, зазначені в пункті 15 розділу II цього Порядку.

2. З огляду на особливості використання документованої інформації (експонування на виставках, богослужіння, підготовка факсимільних видань, здійснення порівняльного джерелознавчого аналізу, судово-слідчі дії, інтенсивне термінове використання великого обсягу інформації з конкретною виробничою метою тощо) оригінали документів НАФ видаються в тимчасове користування за межами архіву на строк відповідно до вимог пункту 5 цього розділу . Видавання документів НАФ у тимчасове користування за межами ЦДНТА України, контроль дотримання термінів їх повернення, а також приймання документів НАФ, виданих у тимчасове користування за межами ЦДНТА України, здійснюється працівниками відділу забезпечення збереженості документів.

Унікальні документи НАФ у тимчасове користування за межами ЦДНТА України не видаються.

3. В офіційному запиті на адресу директора ЦДНТА України користувач обґрунтовує необхідність надання документів НАФ у тимчасове користування, зазначає строк, на який бажано передати документи, а також гарантує забезпечення збереженості документів, проведення їх страхування та вчасне повернення документів. Для прийняття рішення щодо можливості надання документів у користування за межами архіву керівництво архіву організовує перевірку працівниками архіву умов забезпечення збереженості документів у майбутнього користувача .

Рішення щодо надання документів НАФ в тимчасове користування приймається керівництвом архіву впродовж місяця з дня реєстрації офіційного запиту користувача.

4. У разі згоди керівництва архіву на надання документів НАФ в тимчасове користування за межі архіву укладається договір архіву з користувачем (додаток 7). Видавання документів оформлюється актом видавання документів у тимчасове користування ( додаток 4).

5. Документи НАФ видаються для користування поза архівом на строк, що не перевищує одного місяця, за умови проведення їх грошової оцінки, а також страхування одержувачем.

Релігійним організаціям документи богослужбового характеру (предмети культу) видаються у тимчасове користування на строк, що не перевищує одного року, за умови проведення їх грошової оцінки, а також страхування одержувачем.

6. Продовження встановлених строків перебування документів НАФ в користуванні за межами архіву допускається з дозволу керівництва ЦДНТА України лише на підставі письмового звернення користувача з поясненням причин необхідності продовження користування виданими документами та перевірки працівниками архіву за дорученням керівництва архіву їх наявності і дотримання нормативних умов зберігання.

7. ЦДНТА України має право в будь-який час без попереднього повідомлення перевірити наявність і умови зберігання документів, виданих у користування за межами архіву.

V. Організація копіювання документів на замовлення користувача

1. На замовлення користувачів і відповідно до технічних можливостей та стану документів ЦДНТА України виготовляє ксерокопії, мікрокопії, фотокопії, цифрові копії документів, які в ньому зберігаються.

2. Замовлення на копіювання документів НАФ оформлюється користувачем на бланку згідно зі зразком, наведеним у додатку 5 до цього Порядку, і передається працівникові, відповідальному за роботу читального залу, або надсилається поштою, зокрема електронною (на e-mail: cdntau@archive.gov.ua ).

Копіювання документів НАФ власними технічними засобами користувачів здійснюється після отримання письмового дозволу керівництва ЦДНТА України.

3. Копіювання архівом документів здійснюється після оплати користувачем вартості замовлення. За надання документів на копіювання та виготовлення копій відповідають працівники відділу забезпечення збереженості документів.

4. Копіювання документів особових фондів та фондів, для яких за розпорядженням фондоутворювача або власника встановлено особливі умови користування, проводиться відповідно до умов, установлених ними з урахуванням рекомендацій Державної архівної служби України.

5. Строки та спосіб виготовлення копій визначаються керівництвом архіву за погодженням із замовником з урахуванням наявності відповідних технічних засобів і стану документів НАФ, але не можуть перевищувати одного місяця.

6. Копіювання фондів, колекцій у повному обсязі здійснюється лише з дозволу керівництва архіву.

7. Якщо користувач замовляє копії унікальних документів НАФ за наявності їх мікрокопій або цифрових копій, то вони виготовляються лише з цих копій.

Не приймаються замовлення на копіювання документів НАФ у незадовільному стані або якщо копіювання наявними копіювальними засобами може спричинити погіршення стану документів.

8. Копії документів НАФ, виготовлені на замовлення користувачів, видаються їм або їхнім повноважним представникам в архівах або надсилаються за вказаною адресою користувача, зазначеною в заяві користувача (додаток 3) або замовленні на копіювання документів (до даток 5).

Фізична особа зазначає адресу постійного, переважного або тимчасового місця проживання, юридична особа – фактичне місце ведення діяльності чи розташування офісу, з якого проводиться щоденне керування діяльністю юридичної особи (де переважно знаходиться керівництво) і здійснення управління та обліку.

Поштові витрати відносять на рахунок замовників.

9. Винесення з архіву копій документів НАФ, виготовлених користувачем або на його замовлення, оформлюється спеціальною перепусткою за підписом керівництва ЦДНТА України (додаток 8).

  Дата розміщення / оновлення інформації: 01.02.2016 р.

 
Виставки on-line
Розробки київських суднобудівників (за документами ЦДНТА України)
У 1862 році було засновано машинобудівне підприємство – Київський суднобудівний завод «Ленінська кузня», який є одним із найстаріших в Україні. У 2017 році виповнюється 155 років з дня заснування заводу. Ця виставка приурочена до його ювілею....
Модельний ряд тракторів Харківського промгіганта (проекти Харківського тракторного заводу, що зберігаються у ЦДНТА України)
1 жовтня 1931 року з конвеєра Харківського тракторного заводу (ХТЗ) зійшов перший трактор, що поклало початок діяльності одного з потужних промислових гігантів у галузі тракторобудування. Ювілею цієї події присвячено виставку «Модельний ряд тракторів Харківського промгіганта». Виставкова експозиція охоплює період становлення і найбільш інтенсивного розвитку вітчизняного тракторобудування і демонструє передові досягнення інженерів тракторної техніки 1930-х – 1960-х років....
До 60-річчя відновлення Запорізького титаномагнієвого комбінату та 60-річчя діяльності ДП "ДНДП Інститут титану"
Металургійна промисловість являє собою одну з найбільш розвинутих галузей економіки України. Важливою її складовою є кольорова металургія, яка охоплює видобування і збагачення руд, виробництво та обробку кольорових металів та їх сплавів (усіх, крім заліза). Значна заслуга у розвитку цієї галузі належить Державному підприємству «Державний науково-дослідний і проектний Інститут титану», м. Запоріжжя, якому у 2016 р. виповнюється 60 років. Проектні та науково-дослідні розробки Інституту титану за 1932–1979 роки склали окремий фонд у Центральному державному науково-технічному архіві України (ЦДНТА України). Його історія тісно пов’язана з розвитком потужностей Запорізького титаномагнієвого комбінату (ЗТМК), який 29 червня 1956 р. отримав друге народження як первісток української титанової промисловості, виробивши для країни перший вітчизняний титан. До ювілеїв цієї події та фондоутворювача архів підготував виставку документів з фонду Р-62 (з комплексів 1-141 та 3-14), які демонструють співпрацю Інституту титану та ЗТМК....