Про стан роботи зі зверненнями громадян в Центральному державному науково-технічному архіві України

         Відповідно до Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 24 червня 2009 року № 630 проведено аналіз організації цієї роботи в ЦДНТА України.

                   У ЦДНТА України ведеться журнальна реєстрація звернень громадян України, окремо іноземних громадян. Заведений і ведеться журнал обліку особистого прийому громадян керівництвом ЦДНТА України.

                   У ЦДНТА України формування справ за зверненнями громадян здійснюється відповідно вимог «Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації», затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348. По закінченню поточного року заяви громадян та другий примірник відповіді формуються і підшиваються у справи. Конверти зберігаються разом із заявами.

                   Звернення громадян у ЦДНТА України розглядаються з дотриманням строків їх розгляду. Порушень термінів розгляду звернень громадян у ЦДНТА України не зафіксовано.

                   Усі непрофільні звернення, відповідно до Закону України “Про звернення громадян”, протягом 5 днів переслані до органів, що є   уповноваженими у вирішенні питань, які були порушені у зверненнях.

Вимоги щодо порядку розгляду звернень окремих категорій громадян не порушувались, звернення будь-якого громадянина до архіву виконувалися негайно.

Згідно з наказом від 04.02.2009 р. № 08/ОД у ЦДНТА України затверджено графік особистого прийому громадян, який оновлюється у разі потреби. Графік особистого прийому керівництвом ЦДНТА України розміщено у вестибюлі та приймальні ЦДНТА України, а також оприлюднено на веб-сайті архіву.

                   Наказом від 25.08.2010 р. № 57/ОД оновлено «Порядок організації та проведення особистого прийому громадян у Центральному державному науково-технічному архіві України».

Відомості щодо режиму роботи архіву, графіку особистого прийому громадян керівництвом ЦДНТА України розміщено у вестибюлі архіву на спеціальному стенді, а також на веб-сайті архіву. Відомості про можливість отримання спеціальних консультацій від фахівців архіву розміщено на веб-сайті архіву.

                   Керівництво ЦДНТА України здійснює особистий прийом громадян у приміщенні приймальні, фахівці архіву –   у спеціально обладнаних робочих місцях у відділі забезпечення збереженості документів ЦДНТА України, та у відділі довідкового апарату та обліку документів.

                   У 2010 році згідно з Наказом від 04 жовтня 2010 року № 75/ОД у ЦДНТА України створено телефон «Гаряча лінія», затверджено графік його роботи. Заведено журнал ведення обліку повідомлень громадян. На телефон «Гаряча лінія» за період його функціонування звернень не надходило.

У ЦДНТА України аналітична робота проводиться при підготовці щоквартальних та щорічних звітів, при розробці щорічних планів роботи, а також при підготовці аналітичних звітів про роботу із зверненнями громадян для Державної архівної служби України, та доповідей на колегії архіву.

                   На засіданнях колегії ЦДНТА України два рази на рік розглядаються питання про стан роботи із зверненнями громадян в Центральному державному науково-технічному архіві України.

                   Робота зі зверненнями громадян планується у річному плані розвитку архівної справи. При складанні планів роботи із зверненнями громадян враховуються показники бюджету робочого часу, планові показники обсягів та видів робіт.

ЦДНТА України двічі на рік подає аналітичну інформацію Державній архівній службі України.

На офіційному веб-сайті ЦДНТА України у розділі «Звернення громадян» розміщено: Графік прийому громадян; Телефон «Гаряча лінія»; Порядок організації та проведення особистого прийому громадян; Положення про прийом іноземних делегацій, груп та окремих іноземців у ЦДНТА України; Закон України «Про звернення громадян»; Постанова «Про затвердження Класифікатора звернень громадян»; Постанова «Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади»; Постанова «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян»; Інструкція про порядок витребування документів соціально-правового характеру; Звіт ЦДНТА за 2010 рік; «Приязна адміністрація».

Відповідно до наказу Держкомархіву від 9 березня 2011 року № 31 «Про забезпечення інформаційно-комунікаційного супроводження суспільно значущих заходів та взаємодію з засобами масової інформації і громадськістю» складаються і подаються до відділу міжнародного співробітництва та зв’язків з іншими установами Укрдержархіву щоквартальні, щомісячні (до 15 числа) та щотижневі (щочетверга до 10.00) «Плани-звіти найважливіших заходів, що потребують висвітлення у ЗМІ та у яких передбачена участь громадськості».  

Відповідно до наказу директора від 20.08.2010 р. № 55/ОД впроваджено моніторинг появи відомостей про архів, відповідальність за його здійснення покладається на начальника відділу використання інформації документів. Це дає можливість вчасно реагувати на інформаційні виклики суспільства та враховувати зауваження та пропозиції громадськості щодо покращення роботи архіву. Моніторинг виходу інформаційних повідомлень про ЦДНТА України у ЗМІ проводиться щотиж ня.

Актуальні проблеми діяльності архіву та роз’яснення питань, що хвилюють громадян, надавалися директором архіву під час 2 прес-конференцій, а також у статтях працівників.

За звітний період з ауважень та пропозицій у ЗМІ щодо діяльності ЦДНТА України зафіксовано не було.

Наприкінці року ЦДНТА України висвітлює результати відповідної роботи із зверненнями громадян на веб-сайті архіву у рубриці «Звіт ЦДНТА за поточний рік».

На офіційному web -сайті ЦДНТА України Інформація рубрик «Заходи», «Оголошення», «Виставки он-лайн», «Розсекречені матеріали», «Послуги архiву», «Фонди з НТД», «Особовi фонди». У 1 півріччі   2011 року на сайті ЦДНТА України створено нові розділи «Інтернет приймальня», «Запити на інформацію», «Інформуємо громадськість», які містять відомості з найактуальніших питань діяльності ЦДНТА України, що найбільш цікавлять громадськість.

Для розділу веб-сайту «Інформуємо громадськість» працівниками відділу використання інформації документів підготовлено 5 інформаційних повідомлень з актуальних питань.

Кількість запитів, що надійшли до ЦДНТА України у 2011 року – 52.

З них запитів, що надійшли від громадян – 17, у тому числі від громадян України–15, від іноземних громадян – 2 .

Кількість громадян, прийнятих на особистому прийомі керівництвом – 11.

Кількість запитів соціально-правового характеру виконаних ЦДНТА України – 3. Тематика запитів: відомості щодо отримання заробітної плати для оформлення пенсії .

Кількість генеалогічних запитів – 1.

Відділом використання інформації документів надано 19 методичних консультацій щодо НТД архіву та з питань організації довідково-інформаційного обслуговування.

Звернень громадян від героїв, інвалідів Великої Вітчизняної війни та від ветеранів війни не було.

Депутатських запитів та звернень не надходило.

Основні питання, що порушувалися у зверненнях громадян – вивчення архітектурних об’єктів, пошук документів рухомого складу залізниці, пошук матеріалів для дисертацій.  

Усі питання, порушені на особистому прийомі, були вирішені позитивно, звернення іноземних громадян були переслані за призначенням. Серед звернень громадян 5 вирішено позитивно та на 11 дано роз’яснення, надано 1 довідку.

Питання, які порушувалися у запитах громадян, були вирішені у термін до 15-ти днів (більшість у строк 5–7 днів). Скарг не надходило.

Відповідно до посадових обов’язків запити громадян виконував один працівник – провідний спеціаліст відділу довідкового апарату та обліку документів. З 01 січня 2012 року обов’язки перекладено на працівників відділу використання інформації документів. Внесено відповідні зміни до положення про відділи та до посадових інструкцій працівників.

Проблемних питань у стосунках з місцевими органами ПФУ та РАЦС у виконанні запитів соціально-правового характеру немає.

У ЦДНТА України впроваджено комп’ютерну систему обліку звернень громадян та електронну реєстрацію тематичних запитів та запитів соціально-правового характеру, а також контролю за вирішенням порушених у них питань.

Середній термін виконання запиту соціально-правового характеру з дня надходження і реєстрації становить 1 день.

Відповідно до наказу директора архіву від 18 липня 2011 р. № 69/ОД відповідальною особою з питань запитів на інформацію, що надходять до ЦДНТА України, у частині контролю виконання запитів на інформацію призначено начальника відділу використання інформації документів; заведено журнал обліку запитів на інформацію; розроблено Регламент виконання запитів на інформацію у ЦДНТА України; на підставі примірної форми запиту на інформацію та примірного порядку складення та подання запитів на інформацію, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 2011 р. № 583 затверджено «Форму запиту на інформацію ЦДНТА України» та «Порядок складення та подання запитів на інформацію ЦДНТА України». На веб-сайті архіву створено спеціальну рубрику «Запити на інформацію», де розміщено порядок та форму  запиту. Аналіз роботи із запитами на інформацію проводиться щоквартально.

Під час виконання звернень та запитів громадян України та іноземців питань та труднощів стосовно Закону України «Про захист персональних даних» не виникало.